Como recuperar pagamentos em atraso

Quase todas as PME têm dinheiro preso em faturas por pagar. O problema raramente é o cliente não querer pagar: é a falta de um processo que faça o seguimento de forma consistente. Quem não cobra a tempo, financia os clientes de borla.

Porque é que os pagamentos atrasam

• A fatura chegou tarde, sem dados claros ou sem prazo definido.
• Ninguém fez o seguimento, e a dívida caiu no esquecimento.
• O cliente espera que insistas, e enquanto não insistes, não paga.

O custo de não cobrar a tempo

Cada fatura por receber é dinheiro que não está na conta para pagar salários, fornecedores ou impostos. Para uma microempresa, alguns milhares de euros presos podem ser a diferença entre um mês tranquilo e um mês de aflição. O cash-flow, não o lucro no papel, é o que mantém a empresa viva.

O processo que funciona

1. Fatura bem feita. Envia a fatura no momento certo, com prazo de pagamento claro e os dados de transferência visíveis.
2. Lembrete antes do prazo. Uns dias antes do vencimento, um email simpático a confirmar que está tudo certo evita metade dos atrasos.
3. Seguimento no vencimento. No dia em que vence, um lembrete educado. A maioria paga aqui.
4. Insistência consistente. Se passar, contacto a cada poucos dias, sempre cordial mas firme. A constância é o que resolve.
5. Escalada, se necessário. Para casos persistentes, uma carta formal ou o recurso a um profissional de recuperação de crédito.

Não é preciso ser agressivo. É preciso ser consistente. A maior parte dos atrasos resolve-se só por haver alguém a fazer o seguimento.

Quando faz sentido externalizar

Fazer este seguimento dá trabalho e muitos empresários adiam-no porque é desconfortável. Externalizar o controlo de contas a receber tira-te esse peso e mantém o processo a funcionar todos os dias, com a vantagem de o lembrete vir de alguém que não és tu, o que muitas vezes destrava o pagamento.