O que é o backoffice de uma empresa?

Toda a empresa tem duas faces. O front office é tudo o que dá para o cliente: a venda, o atendimento, o produto. O backoffice é tudo o que acontece nos bastidores para que essa face funcione. Não gera receita diretamente, mas sem ele nada anda.

O que inclui o backoffice

Numa microempresa ou PME, o backoffice costuma juntar estas áreas:

• Administrativo: gestão de email, agenda, contas correntes, arquivo e organização de documentos.
• Faturação: emitir, enviar e organizar faturas, e preparar tudo para o contabilista.
• Documentação: contratos, regulamentos, atas e formulários.
• Recursos humanos operacional: mapas de férias, admissões, triagem de candidaturas.
• Comunicação: redes sociais, respostas a clientes, propostas comerciais.

Repara que nenhuma destas tarefas é, por si só, complicada. O problema é a soma: são dezenas de pequenas coisas que, juntas, consomem horas todos os dias.

Porque é que o backoffice rouba tanto tempo

O backoffice tem três características que o tornam pesado para quem gere um negócio pequeno. Primeiro, é constante: não para, todos os dias há email e faturas. Segundo, é fragmentado: muda de contexto a cada cinco minutos. Terceiro, é invisível: ninguém te paga por o fazer, mas se não o fizeres tudo trava.

O backoffice é o trabalho que não aparece na fatura do cliente, mas que decide se a empresa é organizada ou caótica.

O que externalizar primeiro

Não é preciso delegar tudo de uma vez. A ordem que funciona melhor para a maioria das empresas é esta:

1. Faturação e organização documental. É repetitivo, tem regras claras e liberta logo várias horas por semana.
2. Gestão de email e agenda. Triagem, respostas-tipo e marcação de reuniões.
3. Redes sociais e comunicação. Consome tempo e adia-se sempre, mas é importante para o negócio.
4. Recursos humanos operacional e documentação. Quando começas a ter equipa.

Podes ver o detalhe de cada área na página de serviços.

Sinais de que precisas de ajuda no backoffice

• Tratas do administrativo à noite ou ao fim de semana.
• Perdes prazos ou esqueces-te de enviar faturas.
• Os documentos importantes estão espalhados e demoras a encontrá-los.
• Sentes que estás a trabalhar na empresa em vez de trabalhar para a empresa.

Se reconheceste dois ou mais, vale a pena pensar em externalizar. Não para gastares mais, mas para recuperares o tempo que vale mais a fazer outra coisa.