Contratar um administrativo ou externalizar?

Não há uma resposta certa para toda a gente. Há a resposta certa para a tua empresa, e ela depende de quatro fatores. Responde a estas perguntas com honestidade e a decisão fica clara.

1. Volume: quantas horas por semana?

Esta é a pergunta mais importante. Faz a conta real do tempo que tu (ou a tua equipa) gastas em tarefas administrativas: email, faturação, documentos, agendamentos. Se o total não chega às 40 horas por semana, um administrativo a tempo inteiro vai passar parte do tempo sem trabalho que justifique o custo.

2. Continuidade: é previsível ou variável?

Trabalho estável todos os dias aproxima-te de uma contratação. Trabalho que sobe e desce conforme a época, os projetos ou os clientes adapta-se melhor a um modelo flexível, onde pagas pelo que usas e ajustas mês a mês.

3. Presença: precisa de estar fisicamente no local?

Receber pessoas ao balcão, gerir um stock físico ou atender presencialmente exige alguém no local. A maior parte do backoffice moderno, no entanto, faz-se à distância: email, faturação, redes sociais e documentos não precisam de uma secretária na sala ao lado.

4. Variedade: precisas de uma só competência ou de várias?

Uma pessoa raramente é boa a administrativo, marketing, recursos humanos e gestão ao mesmo tempo. Ao externalizar, tens acesso a várias competências sob o mesmo contrato, sem contratar três pessoas diferentes.

Quando contratar faz sentido

• Tens 40 horas por semana de trabalho administrativo, contínuo e previsível.
• Parte das tarefas exige presença física diária.
• Já tens dimensão e tesouraria para suportar o custo total (perto de 1.500€ a 1.800€ por mês com encargos).

Quando externalizar faz sentido

• Precisas de menos de um horário completo, ou o volume varia.
• O trabalho faz-se à distância.
• Queres várias competências (administrativo, marketing, documentação) sem multiplicar contratações.
• Queres evitar encargos sociais, equipamento e o risco de tempo parado.

Para a maioria das microempresas, a resposta honesta às quatro perguntas aponta para externalizar, pelo menos até o volume justificar uma pessoa a tempo inteiro.

E se for um misto?

É frequente e perfeitamente válido. Muitas empresas têm uma pessoa interna para o atendimento e externalizam o backoffice especializado (faturação, redes sociais, documentação). O importante é não pagar um salário completo por trabalho que não enche um horário completo.

Se quiseres perceber qual o caminho certo no teu caso, podes falar connosco numa reunião gratuita ou começar pelo simulador.